Una de las habilidades que ha de tener un administrador de fincas es la de dirigir y moderar una junta de propietarios. En la Costa, sé que muchas veces quien dirige la junta es el Presidente de la comunidad, sobre todo en el caso de los extranjeros, lo que supone un riesgo considerable de incontinencia de la junta, y muchos compañeros así lo hacen, corriendo el riesgo de lo que ello supone. Considero que no es aconsejable salvo en los casos claros de que el presidente tenga la habilidad y la formación suficiente para controlarla.
Todos sabemos que cada comunidad es diferente, y que no todas las juntas se desarrollan de la misma forma. Aún así, las pautas de la dirección y moderación han de ser las mismas.
Los distintos puntos a tener en cuenta para el desarrollo de una buena junta de propietarios que pueden ser controlados por el administrador de la finca son los siguientes:
- Las cualidades que debe tener el administrador de la comunidad.
- La preparación de la junta de propietarios.
- La forma de dirigir la junta.
1.- CUALIDADES DEL ADMINISTRADOR DE FINCAS.
En mi humilde opinión una de las primeras cualidades que ha de poseer y debe saber transmitir es el ENTUSIASMO, la mayoría de las veces la celebración de la junta supone al administrador una desgana motivada por varios factores, las horas de celebración, el miedo a no ser renovado y cuestionado en su gestión, la falta de habilidad social de conocer a sus administrados, … Acabar con la idea de esa desgana y considerar la oportunidad tan extraordinaria que supone la junta para conocer datos, sobre nuestros clientes es una actitud positiva que redundará en nuestro conocimiento.
Otra de las cualidades que van unidas son la CORDIALIDAD Y BUEN HUMOR, importante esta actitud por lo contagiosa que supone al resto de participantes.
La ENERGÍA y el AUTODOMNIO ó AUTOCONTROL, son cualidades fundamentales por cuanto al ser los que dirigimos llevamos el peso del “mando” para que nada se desvirtúe de forma negativa, y produzca esos momentos no deseados que podrían acabar en un desastre fatal de enfrentamientos etc.…, en ocasiones en un momento dado por razones de la participación estos momentos se producen, y nos toca reconducirlos de forma positiva para la obtención de un entendimiento común.
La EMPATÍA es sin duda una de las cualidades más productivas, pero no sólo en la junta, sino en todo nuestro ámbito, incluido el personal.
Importante sin duda, es estar FORMADO, tener conocimiento de la naturaleza humana y tener una habilidad educativa.
2.- LA PREPARACIÓN DE LA JUNTA DE PROPIETARIOS.
Considero que la preparación realmente se desarrolla a lo largo de todo el proceso de gestión de la comunidad, es de suma importancia cómo administramos la finca, esto es lo que nos diferencia nuestro servicio de unos a otros administradores, y cómo se van resolviendo las distintas complejidades que se producen a lo largo de un ejercicio económico. Ello determinará en un 70% el sentir generalizado de los sentimientos que se transmitirán en la junta de propietarios. Con independencia de esa premisa, preparar la junta de propietarios es fundamental para el buen desarrollo de la misma. Aquí entrarán en juego muchas de las características que cada administrador tiene configurado en su despacho. Y me explico, muchos compañeros cuentan con los empleados que son los que por el día a día conocen los pormenores de cada comunidad por ser ellos en quienes tratan de forma directa con los clientes y con proveedores, así como la contabilidad, u otras gestiones. Sin embargo, es el Administrador quien celebra la junta, lo que considero que es de obligado cumplimiento porque además es el nombrado en acta, y no puede delegarse esta función en un empleado no administrador de fincas. Otra cosa es que este empleado acompañe al administrador para ayudar o contribuir a exponer datos. En estos casos es fundamental que el administrador se prepare y conozca los detalles de la gestión por cuanto además de exponerlos, habrá en ocasiones que dar explicaciones sobre las mismas. Esa preparación viene determinada por:
- Marcar los asuntos y los objetivos que tiene la junta.
- Determinar los puntos claves
- Tener listo todo el material que ayudará a trasmitir la información, parte del mismo ha debido de ser enviado junto con la convocatoria lo que ayuda de forma notable al desarrollo de la junta.
- Tener muy en cuenta el lugar dónde se desarrolla la junta, según el lugar, la iluminación, la ventilación, en definitiva la comodidad del lugar contribuye de forma notable al desarrollo de la misma.
- Sin duda alguna, nuestra preparación personal, antes de una junta es más que importante, pero esto es tema de otro post.
3.- LA FORMA DE DIRIGIR UNA JUNTA.
1) Comenzar a la hora anunciada en la convocatoria, es importante, de momento hasta que se produzca el cambio, es a segunda convocatoria generalmente.
2) Dar la bienvenida y marcar las pautas de intervención de los asistentes, haciendo hincapié en el respeto de todas las opiniones, no estamos para enfrentarnos, sino para encontrar en conjunto decisiones que mejoren la vida comunitaria, dentro del marco legal.
3) Recordad los objetivos de la junta, los puntos a tratar y el tiempo destinado y el de fin.
4) Cuidar que el diálogo sea ordenado y que las intervenciones sean breves y claras.
5) Recordad las conclusiones alcanzadas en cada punto antes de pasar al siguiente.
6) Controlar el tiempo es fundamental.
7) Recoger opiniones y sugerencias.
8) Agradecer la participación y las aportaciones de los asistentes.
9) Concluir a la hora prevista.
Esto es en síntesis la dirección de una junta de propietarios. En otros artículos trataré probablemente cada punto, dada la complejidad que entrañan algunas de estas pautas como por ejemplo el cuidar que el diálogo sea ordenado y que las intervenciones sean breves y claras, para ello existen estrategias de reconducción que ayudan a controlar este diálogo y exposición de opiniones o ideas.
Espero que tenga utilidad como lo tiene para mí, por ello lo comparto.
Maribel Orellana Gil
Administradora de Fincas
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